home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ C/C++ Users Group Library 1996 July / C-C++ Users Group Library July 1996.iso / vol_400 / 423_01 / accpost / journal < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1990-08-31  |  4.2 KB  |  131 lines
  1. * A specimen master journal file for a company called "John Doe Enterprises".
  2. * An asterisk marks everything to the right of it as a comment--something
  3. * that the posting program will ignore.  If you edit this file for your own
  4. * use, you will probably want to remove most of the comments.
  5.  
  6. * The journal name is optional.  If you omit it, you will lose some of
  7. * your audit trail because there will be no journal names in the ledger.
  8.  
  9. Journal: OPEN/CLOSE
  10.  
  11. * The company name is required.  To prevent erroneous posting, the name
  12. * must appear in all ledgers, journals and account charts.  If the posting
  13. * program finds a company name that does not match the others, it will
  14. * warn you.
  15.  
  16. Company: John Doe Enterprises
  17.  
  18. * Before any postings can be done, we must read in the chart of accounts.
  19. * This creates a general ledger in which all account balances are zero.
  20. * We might also have read in a ledger created by a previous use of the
  21. * posting program.  If the books are out of balance, the posting program
  22. * will tell you so when it reads the ledger.
  23.  
  24. Read Ledger: ACCOUNTS
  25.  
  26. * In this example, it is presumed that John Doe started his business on
  27. * March 1, 1990 with $10,000 in cash and $50,000 in inventory.
  28.  
  29. Date: March 1, 1990
  30. Cash                   10,000.00
  31. Inventory              50,000.00
  32.   John Doe Capital              60,000.00
  33.  
  34. * The inventory balance at the beginning of the month will be needed for
  35. * the income statement.  We therefore record it in the non-ledger amount
  36. * called "Beginning Inventory".
  37.  
  38. Add: Inventory
  39. Total: Beginning Inventory
  40.  
  41. * The transactions for March are recorded in a separate journal called
  42. * GENERAL.  The "Include" command tells the posting program to read
  43. * the file GENERAL before going on to subsequent postings and commands
  44. * in this file.  We might have used our text editor to load the file
  45. * GENERAL into this file.  The file GENERAL contains entries
  46. * that are likely to change from month to month.  This file, however,
  47. * contains mostly entries and commands that are likely to be the same
  48. * from month to month.  We may be able to re-use it.
  49.  
  50. Include: GENERAL
  51.  
  52. * We compute some non-ledger amounts needed for income statement
  53.  
  54. Add: Sales
  55. Add: Returns and Allowances
  56. Total: Net Sales
  57.  
  58. Add: Purchases
  59. Add: Purchase Discounts
  60. Total: Net Purchases
  61.  
  62. Add: Net Purchases
  63. Add: Beginning Inventory
  64. Total: Goods Available for Sale
  65.  
  66. Add: Goods Available for Sale
  67. Subtract: Inventory
  68. Total: Cost of Goods Sold
  69.  
  70. Add: Net Sales
  71. Add: Cost of Goods Sold
  72. Total: Gross Profit on Sales
  73.  
  74. Add: Gross Profit on Sales
  75. Add: Interest Income
  76. Total: Gross Income
  77.  
  78. * Here we add the balances in all accounts from "Advertising" to
  79. * "Utilities", inclusive, as they appear in the chart of accounts.
  80. * This is much easier than including a separate line for each
  81. * account, and allows us to insert new expense accounts from time 
  82. * to time without changing this command.
  83.  
  84. Add: Advertising .. Utilities
  85. Total: Expenses
  86.  
  87. Add: Gross Income
  88. Add: Expenses
  89. Total: Net Income
  90.  
  91. * We create an income statement from the form IS.FRM and write it
  92. * to the file REPORT.  The previous contents of the file REPORT, if any
  93. * are lost.
  94.  
  95. Date: March 31, 1990
  96. Report: IS.FRM, REPORT
  97.  
  98. * We close all income and expense accounts into the capital account
  99.  
  100. Close: Sales .. Utilities
  101. Into: John Doe Capital
  102.  
  103. * We compute some non-ledger amounts needed for balance sheet
  104.  
  105. Add: Cash .. Inventory
  106. Total: Total Assets
  107.  
  108. Add: Accounts Payable .. John Doe Capital
  109. Total: Total Liabilities and Capital
  110.  
  111. * We create a balance sheet from the form BS.FRM and append it to the
  112. * previously crated income statement
  113.  
  114. Report: BS.FRM, +REPORT
  115.  
  116. * We save the general ledger with all postings.  It might be a good
  117. * idea to print the file LEDGER and sign and date each page to provide
  118. * an audit trail.
  119.  
  120. Write Ledger: LEDGER
  121.  
  122. * We save a post-closing trial balance with zero balances omitted.
  123. * This trial balance can be used to open the books next month, because
  124. * it is in an acceptable journal format.  Its journal name is OPEN.
  125.  
  126. Condensed Trial Balance: PCTB, OPEN
  127.  
  128. * We tell the operator the posting is finished.
  129.  
  130. Message: Finished
  131.